Beratung in der Schriftgutverwaltung

Einleitung

Bei der Wahrnehmung der Aufgaben entsteht Schriftgut- in den letzten Jahren zunehmend digital. Dieses Schriftgut ist unabhängig von seiner Form von den landeskirchlichen Stellen in Akten transparent und nachvollziehbar zu ordnen, zu registrieren, bereitzustellen und für den Zeitraum von bestimmten Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Diese Schriftgutverwaltung ist Aufgabe der landeskirchlichen Stellen.

Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ermöglicht

  • ein schnelles Auffinden von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • durch ein einheitliches, nachvollziehbares Verfahren und System allen in der landeskirchlichen Stelle Beschäftigten ein Zugang zu den Informationen
  • eine sichere und fristgerechte Bearbeitung und Beantwortung
  • eine effiziente Arbeitsweise
  • die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien

Das Landeskirchliche Archiv berät Sie bei Ihrer Schriftgutverwaltung und wird Ihnen hier Informationsangebote zur Verfügung stellen.

Lebenszyklus

Der Lebenszyklus von Schriftgut gibt einen Überblick darüber, welche Abschnitte Schriftgut von der Anlage einer Akte bis zur Aussonderung durchläuft.  Dadurch wird deutlich, dass eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ein Zusammenspiel von Maßnahmen  über den gesamten Lebenszyklus bedeutet.

Der Lebenszyklus gilt für analoges und digitales Schriftgut gleichermaßen.

Schaubild Lebenszyklus

Informationsangebot

Zu den einzelnen Phasen im Lebenszyklus stellt das Landeskirchliche Archiv Informationsmaterialien bereit.

Grundlagen/Vor der Anlage von Akten

Schriftgutverwaltung erfüllt keinen Selbstzweck. Sie dient der Nachvollziehbarkeit des kirchlichen Handelns. Die Grundsätze für die kirchliche Schriftgutverwaltung lassen sich aus Rechtsetzung, Rechtsprechung und Normen ableiten. Für die Schriftgutverwaltung in der Nordkirche gibt es allerdings kein eigenes „Schriftgutverwaltungsgesetz“. Die Grundlagen ergeben sich aus mehreren Rechtsvorschriften, die hier zusammengestellt worden sind:

Die jeweils rechtsgültigen Versionen der Rechtsgrundlagen finden Sie in der Rechtssammlung der Nordkirche: https://www.kirchenrecht-nordkirche.de/list/geltendes_recht

Die landeskirchlichen Stellen sind verpflichtet, für die Ordnung ihres Schriftguts einen Aktenplan zu verwenden. Hier gibt es grundlegende Informationen zum Aktenplan und Tipps zur Aufstellung eines Aktenplans.

Das Landeskirchliche Archiv hat für die Landeskirchliche Stellen eine Beispielaktenplan erarbeite. Er kann als Vorbild dienen und darf nach den Bedürfnissen der landeskirchliche Stelle angepasst werden.

Der Beispielaktenplan ist hier als Übersicht und als Import-Datei für ein digitales Dokumentenmanagementsystem vorhanden.

Im Hinblick auf die Umstellung auf ein digitales System empfiehlt das Landeskirchliche Archiv die Einführung einer digitalen Parallelregistratur. Hier gibt es die Hinweise für die Nutzung der Digitalen Parallelregistratur. Der Beispielaktenplan ist als Download in der Windows-Ordnerstruktur verfügbar. Bitte wenden Sie sich dafür per Mail an das Landeskirchliche Archiv.

Bearbeitung/Verwendung

Die landeskirchlichen Stellen müssen einen Nachweis über das bei ihnen vorhandene Schriftgut führen. Dies geschieht in einem Aktenverzeichnis. An dieser Stelle finden sich ein Merkblatt zum Aktenverzeichnis sowie ein Musteraktenverzeichnis zur praktischen Nutzung vor Ort.

Geschäftsgangverfügungen steuern Abläufe in den Akten der kirchlichen Stellen und Abschlussverfügungen schließen diese ab. Das Merkblatt gibt einen Überblick über  die gängigen Verfügungen und ihre jeweilige Bedeutung.

Um die Akten vollständig und nachvollziehbar zu halten, ist es in bestimmten Situationen notwendig (z.B. zur Verschriftlichung von nicht-schriftlichen Informationen), dass Vermerke und Aktenvermerke angefertigt werden. Hier findet sich ein Merkblatt über Aktenvermerke inkl. eines Beispiels sowie ein Muster für einen Vermerk als Vorlage.

Aufbewahrung

Während der Aufbewahrungsfristen sind die landeskirchlichen Stellen dafür verantwortlich, dass ihr Schriftgut ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Daher hat das Landeskirchliche Archiv konservatorische Hinweise zusammengestellt.

Aussonderung (Anbietung an das Archiv)

Hier finden Sie die Muster-Anbietungsliste des Landeskirchlichen Archivs.

Hier finden Sie die bisher erarbeiteten Archivierungsmodelle: https://archivnordkirche.de/bewertung.html

Weiterführende Links und Literatur

Internationale Norm zur Schriftgutverwaltung 15489 Records Management: https://www.beuth.de/de/publikation/records-management-nach-iso-15489/270032872 (kostenpflichtig)

Das Organisationkonzept E-Verwaltung gibt Verwaltungen, die die E-Akte einführen möchten, durch den modularen Aufbau Hilfestellungen und Unterstützung für die Umsetzung: https://www.verwaltung-innovativ.de/DE/Verwaltungsdigitalisierung/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html