Beratung in der Schriftgutverwaltung

Einleitung

Bei der Wahrnehmung der Aufgaben entsteht Schriftgut- in den letzten Jahren zunehmend digital. Dieses Schriftgut ist unabhängig von seiner Form von den landeskirchlichen Stellen in Akten transparent und nachvollziehbar zu ordnen, zu registrieren, bereitzustellen und für den Zeitraum von bestimmten Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Diese Schriftgutverwaltung ist Aufgabe der landeskirchlichen Stellen.

Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ermöglicht

  • ein schnelles Auffinden von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • durch ein einheitliches, nachvollziehbares Verfahren und System allen in der landeskirchlichen Stelle Beschäftigten ein Zugang zu den Informationen
  • eine sichere und fristgerechte Bearbeitung und Beantwortung
  • eine effiziente Arbeitsweise
  • die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien

Das Landeskirchliche Archiv berät Sie bei Ihrer Schriftgutverwaltung und wird Ihnen hier Informationsangebote zur Verfügung stellen.

Lebenszyklus

Der Lebenszyklus von Schriftgut gibt einen Überblick darüber, welche Abschnitte Schriftgut von der Anlage einer Akte bis zur Aussonderung durchläuft.  Dadurch wird deutlich, dass eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ein Zusammenspiel von Maßnahmen  über den gesamten Lebenszyklus bedeutet.

Der Lebenszyklus gilt für analoges und digitales Schriftgut gleichermaßen.

Schaubild Lebenszyklus

Informationsangebot

Zu den einzelnen Phasen im Lebenszyklus stellt das Landeskirchliche Archiv Informationsmaterialien bereit.

Grundlagen/Vor der Anlage von Akten

Die Rechtsgrundlage in der Nordkirche für die Durchführung der Schriftgutverwaltung ist die Allgemeine Verwaltungsanordnung über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut (Registraturordnung)

Die jeweils rechtsgültige Version finden Sie hier

https://www.kirchenrecht-nordkirche.de/document/25059

Die landeskirchlichen Stellen sind verpflichtet, für die Ordnung ihres Schriftguts einen Aktenplan zu verwenden. Hier gibt es grundlegende Informationen zum Aktenplan und Tipps zur Aufstellung eines Aktenplans.

Das Landeskirchliche Archiv hat für die Landeskirchliche Stellen eine Beispielaktenplan erarbeite. Er kann als Vorbild dienen und darf nach den Bedürfnissen der landeskirchliche Stelle angepasst werden.

Der Beispielaktenplan ist hier als Übersicht und als Import-Datei für ein digitales Dokumentenmanagementsystem vorhanden.

Im Hinblick auf die Umstellung auf ein digitales System empfiehlt das Landeskirchliche Archiv die Einführung einer digitalen Parallelregistratur. Hier gibt es die Hinweise für die Nutzung der Digitalen Parallelregistratur und die Möglichkeit, den Beispielaktenplan dafür als Ordnerstruktur zu importieren.

Bearbeitung/Verwendung

Die landeskirchlichen Stellen müssen einen Nachweis über das bei ihnen vorhandene Schriftgut führen. Dies geschieht in einem Aktenverzeichnis. An dieser Stelle finden sich ein Merkblatt zum Aktenverzeichnis sowie ein Musteraktenverzeichnis zur praktischen Nutzung vor Ort.

Aufbewahrung

Während der Aufbewahrungsfristen sind die landeskirchlichen Stellen dafür verantwortlich, dass ihr Schriftgut ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Daher hat das Landeskirchliche Archiv konservatorische Hinweise zusammengestellt.

Aussonderung (Anbietung an das Archiv)

Hier finden Sie die Muster-Anbietungsliste des Landeskirchlichen Archivs.

Hier finden Sie die bisher erarbeiteten Archivierungsmodelle: https://archivnordkirche.de/bewertung.html

Weiterführende Links und Literatur

Internationale Norm zur Schriftgutverwaltung 15489 Records Management: https://www.beuth.de/de/publikation/records-management-nach-iso-15489/270032872 (kostenpflichtig)

Das Organisationkonzept E-Verwaltung gibt Verwaltungen, die die E-Akte einführen möchten, durch den modularen Aufbau Hilfestellungen und Unterstützung für die Umsetzung: https://www.verwaltung-innovativ.de/DE/Verwaltungsdigitalisierung/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html